Leitfaden zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung in der Schweiz

Ab sofort stellen wir auf der MailStore-Website ein neues Whitepaper zum Download bereit, welches die spezifische rechtliche Situation der E-Mail-Archivierung in der Schweiz zum Thema hat. Dabei stehen folgende Fragen im Mittelpunkt der Betrachtung:

• Was muss überhaupt archiviert werden? Für welche Unterlagen, Korrespondenz oder Belege bestehen gesetzliche Vorgaben?
• Wie lange müssen entsprechende E-Mails eigentlich aufbewahrt werden?
• Was genau sind die Anforderungen an eine rechtskonforme E-Mail-Archivierung und bei wem liegt die Verantwortung?

Neben einem ausführlichen Exkurs über den Umgang mit Spam-E-Mails wird gezeigt, dass mit dem Einsatz von MailStore Server alle Anforderungen an die E-Mail-Archivierung in der Schweiz erfüllt werden können. Lesen Sie also selbst den Leitfaden zur rechtssicheren  E-Mail-Archivierung in der Schweiz (PDF).

Aus deepinvent wird MailStore Software GmbH

Ab dem heutigen Tage firmiert die bisherige deepinvent Software GmbH unter dem neuen und doch vertrauten Namen MailStore Software GmbH. Außer dieser Umfirmierung ändert sich allerdings nichts, weder an der Struktur des Unternehmens, noch an seinen Besitzverhältnissen oder gar am überaus erfolgreichen Engagement im Marktsegment der E-Mail-Archivierung. MailStore Server und MailStore Home sind und bleiben nach wie vor die Flaggschiffe in der Produktpalette der Viersener Softwareentwickler. Besonders nach dem mit 2011 bisher erfolgreichsten Jahr in der Firmengeschichte lag die nun erfolgte Fokussierung im Bereich Branding und Markenentwicklung nahe. Mit der Angleichung von “Brand” und “Corporate Identity” beginnt das neue Jahr schwungvoll, weitere große Entwicklungsschritte werden noch im ersten Halbjahr folgen.

mars solutions siegt im EBERTLANG-Goldwettbewerb

Unser Distributor EBERTLANG hatte Goldbarren und Münzen im Wert von über 10.000 Euro ausgelobt und mehr als 700 Teilnehmer waren dabei: In den letzten zwei Monaten des Jahres 2011 stritten Partner und Reseller im Rahmen eines Verkaufswettbewerbs um die Platzierungen. Sowohl Fachhandelspartner als auch Neukunden konnten bis zum 22. Dezember beim Verkauf von MailStore Server- und BackupAssist-Lizenzen oder -Renewals Punkte sammeln. Und auch das Werben neuer Partner oder die Anforderung von NFR-Versionen wurde honoriert.

Am Ende war es ein Kopf-an-Kopf-Rennen, doch die Gewinner des Goldwettbewerbs 2011 stehen nun fest: Mit 2.695 Punkten sicherte sich die mars solutions GmbH den Sieg und damit den Hauptpreis, einen 100 Gramm schweren Goldbarren. Seit 2004 ist das IT-Systemhaus aus Göppingen Berater in allen Bereichen der EDV. Besonders profiliert hat es sich dabei im Marktbereich der E-Mail-Archivierung.

Knapp geschlagen auf dem zweiten Platz liegt mit lediglich 310 Punkten Rückstand die ITXTRA GmbH. Dritter auf dem Goldwettbewerb-Podium wurde die GAP mbH. Die komplette Gewinnerliste lässt sich auf dem EBERTLANG-Blog einsehen. Insgesamt 15 Firmen konnten sich über glänzende Gewinne freuen. Die wertvollen Preise werden in den kommenden Tagen überreicht. Und schon jetzt ist sicher, dass auch das Jahresendgeschäft 2012 wiederum durch einen Goldwettbewerb angefeuert werden wird.

Hilfe für MailStore Home

Für das kostenlose MailStore Home, unser Tool zur E-Mail-Archivierung für private Anwender, steht ab sofort ein offizielles Handbuch bereit. Darüber hinaus kann weiterhin die deutschsprachige MailStore Home Support-Community bei Fragen oder zum Austausch von Ideen verwendet werden.

Konflikte zwischen Datenschutz und E-Mail-Archivierung vermeiden

Inzwischen ist das Thema E-Mail-Archivierung in den IT-Strategien der allermeisten deutschen Unternehmen angekommen. Lange Zeit als Pflicht eher vernachlässigt, hat sich nunmehr folgende Einstellung durchgesetzt: Es handelt sich um eine rechtliche Notwendigkeit, die gleichzeitig das Potenzial für immense wirtschaftliche und technische Vorteile bietet. Doch bei wachsendem Interesse für die Thematik werden auch eine Reihe möglicher Probleme und Stolperfallen, besonders im juristischen Bereich, offensichtlich. Die “Compliance”, also das Erfüllen der Aufbewahrungspflicht von E-Mails gemäß entsprechender rechtlicher Vorgaben, ist zumindest nicht ohne eine gewisse Sorgfalt und Planung herzustellen, wenn man nicht gleichzeitig mit anderen Vorschriften in Konflikt geraten will.

Unser aktuelles Whitepaper widmet sich nun genau der Fragestellung, wie sich rechtliche Konflikte mit Datenschutzbestimmungen bei einer zentralen Archivierung aller E-Mails im Unternehmen vermeiden lassen. Ist das Untersagen der privaten Nutzung von dienstlichen E-Mail-Konten im Unternehmen tatsächlich “best practice”? Kann nicht eine so genannte Betriebsvereinbarung dazu eine Alternative darstellen? Und wenn nicht: Wie stellt sich die Rechtslage dar, wenn auch in rein dienstlichen E-Mails personenbezogene, eigentlich schützenswerte Inhalte, vorhanden sind? Schließlich:  Warum ist MailStore Server die Lösung, um eine rechtssichere E-Mail-Archivierung zu gewährleisten? Lesen Sie also selbst: “Konflikte zwischen Datenschutz und E-Mail-Archivierung vermeiden”

Aktuelle Aktionen für MailStore-Partner

Auch in diesem Jahr führt unser deutscher Distributor EBERTLANG wieder seinen Goldwettbewerb durch. Zahlreiche Systemhäuser nehmen bei der inzwischen dritten Ausgabe teil und sammeln mit jeder MailStore Server Bestellung automatisch Punkte für die Jagd auf  Goldbarren und -münzen im Wert von über 10.000 Euro. Der Kampf um die ersten Plätze ist auch nach sieben Wochen noch absolut offen und weiterhin spannend. Seit dem Startschuss haben bereits über 500 Fachhändler eine entsprechende Bestellung aufgegeben und sich somit für eine Teilnahme qualifiziert. Momentan führt die GAP mbH aus Berlin knapp vor ITXTRA und GREEN DATA, die sich punktgleich die Podestplätze teilen. Aber auch nach dem dritten Platz bleibt es drei Wochen vor Wettbewerbsende spannend.

Weiterführende Informationen zum Goldwettbewerb finden sich hier.

Online-Kongress E-Mail-Archivierung & Storage

Am 5. Dezember veranstaltete EBERTLANG in Zusammenarbeit mit der IT-Business den Online-Kongress “E-Mail-Archivierung & Storage”, an dem etwa 150 IT-Profis teilnahmen. Zum Thema “Aus rechtlichen Pflichten unternehmerische Vorteile ziehen!” referierte Produktmanager Andreas Schröder über die Vorteile der führenden E-Mail-Archivierungslösung MailStore Server. Er zeigte praxsinahe Szenarien der rechtssicheren E-Mail-Archivierung auf und bewies, dass Unternehmen aus den rechtlichen Zwängen wirtschaftlichen Profit ziehen können. Das große Interesse an diesem Online-Kongress beweist erneut, dass die rechtssichere E-Mail-Archivierung eines der Top-Themen der IT-Branche ist.

IceWarp und Kerio Connect Unterstützung durch MailStore Server kommt

Ähnlich wie es MailStore Server bisher schon mit seinem „First-Class“-Support für Microsoft Exchange und den MDaemon Messaging Server anbietet, werden in Kürze auch zwei weitere E-Mail-Server explizit unterstützt: Der IceWarp Mail Server sowie Kerio Connect. Mit Hochdruck arbeitet das MailStore-Team momentan zusammen mit den Herstellern an der Integration der dazu notwendigen Features. Bis zum Release der nächsten MailStore Version wird dieser Prozess höchstwahrscheinlich abgeschlossen sein.

Zwar ist auch bisher schon die Archivierung einzelner Postfächer eines IceWarp oder Kerio Connect Servers über IMAP möglich. Für Kerio Connect bietet MailStore sogar einen offiziellen Implementation Guide. Für die Zukunft ist jedoch eine deutlich umfangreichere Unterstützung geplant. Dazu gehören:

• Synchronisierung von Benutzern – MailStore Server wird seine eigene Benutzerdatenbank mit der Benutzerdatenbank des E-Mail-Servers synchronisieren können
• Archivierung mehrerer oder aller Postfächer in einem Schritt – auf diese Weise kann eine vollständige Archivierung aller bestehenden Postfächer stattfinden, ohne dass die jeweiligen Zugangsdaten hinterlegt werden müssen
• Archivierung aller E-Mails direkt bei Ein- und Ausgang – diese Form der Archivierung entspricht der Exchange Journal-Archivierung und ermöglicht eine 100 % vollständige Archivierung aller E-Mails (dies ist die Grundlage für die Erfüllung von gesetzlichen Anforderungen in D-A-CH)

MailStore Server wird für beide E-Mail-Server separate Archivierungsprofile anbieten.

Der IceWarp Mail Server wurde vor über zehn Jahren entwickelt und wird heute im Bereich der kleinen und mittelständischen Unternehmen häufig als E-Mail-Server-Lösung eingesetzt. Darüber hinaus besteht der aktuelle IceWarp Server 10 unter anderem auch aus Groupware-, VoIP- und Instant Messaging-Funktionalitäten.

Auch Kerio Connect ist eine bewährte Kombination aus Mail- und Groupware-Server. Inzwischen ebenfalls seit zehn Jahren werden die Produkte von Kerio Technologies entwickelt und angeboten.

Die Beweiskraft von E-Mails

Ein vollständiges und revisionssicheres E-Mail-Archiv bietet einen großen Vorteil, wenn es denn einmal zu gerichtlichen Auseinandersetzungen kommt. Gerade für Unternehmen kann es essentiell werden, belegen zu können, welche Absprachen wann und wie zwischen den einzelnen Parteien getroffen wurden, z.B. in Vertragsangelegenheiten, bei Fristabsprachen oder Projektplanungen. Zwar hat die Standard-E-Mail nach wie vor nicht den gleichen Beweiswert wie eine analoge “Urkunde” oder Dokumente mit qualifizierter elektronischer Signatur, sie wird aber regelmäßig in Verfahren zugelassen und gewürdigt.

Dies geschieht dann im Rahmen der freien richterlichen Beweiswürdigung. Wie auch beispielsweise Inhalte von Telefonaten oder das auf Fotos Dargestellte  Einfluss auf die Entscheidungsfindung des Gerichts nehmen können, werden auch Inhalte von Mails regelmäßig prozessrelevant. Nur in den seltensten Fällen wird übrigens bestritten, dass die jeweilige Mail nicht vom angeblichen Absender stammt, was ihren Aussagewert noch einmal deutlich erhöht.

Rechtliche Relevanz von E-Mails

Die rechtliche Relevanz von E-Mails ist jedoch weit gewichtiger als ihr formaler Status als Beweis vor Gericht. E-Mails sind elektronische Erklärungen, die beispielsweise im Vertragsrecht als juristisch verbindlich eingestuft werden. Geschäftliche Angebote oder die Abstimmung von Fristen haben als Mail die gleiche Gewichtung wie in Briefform.

All dies führt vor Augen, wie wichtig es für Unternehmen – aber durchaus auch für Privatpersonen – ist, den gesamten E-Mail-Bestand zu archivieren. Eine vollständige und nachweislich manipulationssichere Archivierung und somit das schlichte Vorhandensein aller E-Mails verschafft eine optimale Ausgangsposition, nicht nur in juristischen Auseinandersetzungen.  Eine Lösung wie MailStore garantiert natürlich auch den schnellen Suchzugriff auf E-Mails und beliebige Dateianhänge.

E-Mail Archivierung mit MailStore Server

Gerade kleine und mittelständische Unternehmen können sich mit MailStore Server alle rechtlichen, aber auch technische und wirtschaftliche Vorteile moderner E-Mail-Archivierung einfach und sicher nutzbar machen. Dazu legt MailStore Server perfekte Kopien aller E-Mails in einem zentralen E-Mail-Archiv ab und stellt so die Sicherheit und Verfügbarkeit beliebiger Datenmengen auch über viele Jahre hinweg sicher.

Quellen und weiterführende Informationen

• E-Mails und Recht (esb Rechtsanwälte)
• E-Mail Archivierung und ihre rechtlichen Grundlagen – zur Schaffung eines rechtlichen Problembewusstseins (it-recht kanzlei)
• E-Mail-Einsatz im Unternehmen –  Rechtliche Konsequenzen beim geschäftlichen E-Mail-Verkehr (Kanzlei Rauschhofer)
• MailStore Server – Gesetzeskonforme und revisionssichere Mail-Archivierung für Unternehmen
• MailStore Server – Gesetzeskonforme und revisionssichere Mail-Archivierung für Unternehmen