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Eine Frage: Was hat E-Mail-Archivierung mit Datenschutz zu tun?

Gepostet: 5. 2. 2016

Der Archivierungspflicht unterliegt jegliche Korrespondenz, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird. Beispiele sind Rechnungen, Aufträge, Reklamationsschreiben, Zahlungsbelege und Verträge. Weil all diese Dokumente heute auch per E-Mail versendet werden, gilt die Archivierungspflicht ebenfalls für E-Mails mit oben aufgeführtem Inhalt. E-Mail-Anhänge müssen genauso archiviert werden, wenn die E-Mail ohne diese Anlagen unverständlich oder unvollständig ist.

Archivierungsstrategie und Datenschutz

In Anbetracht der Masse der täglich empfangenen und versendeten E-Mails ist eine Kategorisierung in archivierungspflichtige und nicht-archivierungspflichtige E-Mails fast nicht möglich. Um die Vollständigkeit der Archivierung zu gewährleisten, werden häufig alle E-Mails sofort bei Ein- und Ausgang archiviert. So wird gleichzeitig möglichen Manipulationen vorgebeugt, da Mitarbeiter die digitale Post vor der Archivierung weder verändern noch löschen können. Diese Archivierungsstrategie kann jedoch in Konflikt mit den Datenschutzrichtlinien stehen. Ist den Arbeitnehmern beispielsweise die private E-Mail-Nutzung gestattet, unterliegt der Arbeitgeber als Telekommunikationsanbieter dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und dem Telekommunikationsgesetz (TKG)

Untersagung privater E-Mail-Nutzung

Zur Lösung dieses Problems kann die private E-Mail-Nutzung untersagt oder die ausschließliche Nutzung externer E-Mail-Dienste vorgeschrieben werden. Um juristisch auf der sicheren Seite zu sein, muss dies schriftlich fixiert, kontrolliert und konsequent durchgesetzt werden. Die schriftliche Fixierung kann zum Beispiel in Richtlinien betreffend der Nutzung der firmeneigenen IT-Infrastruktur, in einer Betriebsvereinbarung, einer Einverständniserklärung der Belegschaft oder im individuellen Anstellungsvertrag erfolgen.

Viele weitere Fragen rund um das Thema „rechtssichere E-Mail-Archivierung“, beispielsweise was eine sachgerechte E-Mail-Richtlinie beinhalten sollte, beantwortet Ihnen unser kostenloser Leitfaden „rechtssichere E-Mail-Archivierung“, den Sie hier in Versionen für Deutschland, Österreich und Schweiz herunterladen können.

Eine Frage: Warum müssen E-Mails überhaupt archiviert werden?

Gepostet: 28. 1. 2016

Die E-Mail ist ein bedeutendes globales Kommunikationsmittel. Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz sind gesetzlich verpflichtet, E-Mails zu archivieren. Viele Geschäftsführer kleiner und mittlerer Unternehmen fragen sich, warum und was überhaupt archiviert werden muss.

MailStore antwortet:

Unternehmen unterliegen einer Archivierungspflicht für:

  • Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisations-Unterlagen,
  • die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe,
  • Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe,
  • Buchungsbelege und
  • sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Dazu gehört jegliche Korrespondenz, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird. Beispiele sind Rechnungen, Aufträge, Reklamationsschreiben, Zahlungsbelege und Verträge. Weil all diese Dokumente heute auch per E-Mail versendet werden, gilt die Archivierungspflicht auch für E-Mails mit oben aufgeführtem Inhalt.

Archivierung von Dateianhängen

E-Mail-Anhänge müssen ebenfalls archiviert werden, sollte die E-Mail ohne diese Anlagen unverständlich oder unvollständig sein.

In der Praxis

In Anbetracht der Masse der täglich empfangenen und versendeten E-Mails ist eine Kategorisierung in archivierungspflichtige und nicht-archivierungspflichtige E-Mails fast nicht möglich. Es wird daher oft bevorzugt, einfach alle E-Mails zu archivieren. Dies kann ein Unternehmen jedoch in Konflikt mit anderen Gesetzen bringen. Welche Gesetze das im Detail sind, welche Konsequenzen sich daraus ergeben sowie viele weitere Fragen rund um das Thema „rechtssichere E-Mail-Archivierung“ beantwortet Ihnen unser kostenloser Leitfaden „rechtssichere E-Mail-Archivierung“, den Sie hier in Versionen für Deutschland, Österreich und Schweiz herunterladen können.

Eine Frage: Wie lange müssen E-Mails eigentlich aufbewahrt werden?

Gepostet: 14. 1. 2016

Per E-Mail werden heute Geschäfte vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht. Rechnungen, Aufträge, Reklamationsschreiben, Zahlungsbelege und Verträge werden mittels E-Mail verschickt. Deshalb sind Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz gesetzlich verpflichtet, diese zu archivieren. Viele Unternehmer fragen sich, wie lange diese E-Mails eigentlich aufbewahrt werden müssen.

MailStore antwortet:

Deutschland:

Die Aufbewahrungsfristen ergeben sich aus dem Handelsgesetzbuch (§ 257 HGB) und der Abgabenordnung (§ 147 AO):

  • Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen sowie Buchungsbelege müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden.
  • Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, müssen sechs Jahre lang aufbewahrt werden.
  • Die Fristen beginnen mit Schluss des Kalenderjahres, indem die Handels- oder Geschäftsbriefe versendet oder empfangen wurden oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind.
  • Die Aufbewahrungsfrist läuft jedoch nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. In der Praxis geht man daher von einer regelmäßigen Aufbewahrungsfrist von elf Jahren aus.

Österreich:

Nach der Bundesabgabenordnung (BAO) ergeben sich folgende Aufbewahrungsfristen:

  • Grundsätzlich müssen Geschäftsdokumente mindestens drei Jahre archiviert werden.
  • Bei steuerrechtlich relevanter Geschäftskorrespondenz ist eine Frist von bis zu sieben Jahren zu beachten.
  • Bei Korrespondenz, die sich auf Geschäfte mit Immobilien oder Grundstücken bezieht, gilt eine Frist von mindestens 12 Jahren.

Schweiz:

Nach dem Obligationenrecht ergeben sich folgende Aufbewahrungsfristen:

  • Sämtlich Geschäftsbücher, die Buchungsbelege und die Geschäftskorrespondenz müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden.
  • Bei Korrespondenz, die sich auf Geschäfte mit Immobilien oder Grundstücken bezieht, gilt eine längere Frist von mindestens 20 Jahren (u.a. MWSTG Art. 70 Ziff. 3)

Viele weitere Fragen rund um das Thema „rechtssichere E-Mail-Archivierung“ beantwortet Ihnen unser kostenloser Leitfaden „rechtssichere E-Mail-Archivierung“, den Sie hier in Versionen für Deutschland, Österreich und Schweiz herunterladen können.

Blick in die Zukunft: E-Mail-Archivierung aus der Cloud als Trend in 2016

Gepostet: 15. 12. 2015

Auch KMUs beschäftigen sich vermehrt mit Cloud Computing. Dabei liegt die rechtssichere E-Mail-Archivierung aus der Cloud im Trend. IT-Dienstleister werden in Zukunft ihr Service-Portfolio erweitern und im Rahmen von Managed Services auch die gesetzeskonforme Archivierung von E-Mails als Dienstleistung anbieten. Mit der MailStore Service Provider Edition (SPE) bietet MailStore IT-Dienstleistern die Möglichkeit, den gesamten E-Mail-Verkehr ihrer Kunden gesetzeskonform zu archivieren. Die Software wird als Service bereitgestellt und ermöglicht, dass E-Mails rechtssicher archiviert werden und jederzeit verfügbar bleiben. Anwender können weiterhin, beispielsweise über eine nahtlose Integration in Microsoft Outlook, auf ihre E-Mails zugreifen und diese schnellstmöglich durchsuchen. Die MailStore SPE wird als Softwarelösung ausgeliefert, auf den Servern des IT-Dienstleisters betrieben und Nutzern „aus der Cloud“ zur Verfügung gestellt.

MailStore bietet interessierten Service Providern kostenlose Webinare zu der in Deutschland entwickelten Lösung MailStore SPE an.
Innerhalb dieser einstündigen Live-Demo gewinnen Teilnehmer einen ersten Einblick in den Funktionsumfang.

Folgende Inhalte werden in dem Webinar behandelt:

  • Installation und grundlegende Konfiguration
  • SPE aus Administratoren-Sicht: Archivierung, Synchronisierung des Verzeichnisdienstes, Backup, Lizenzierung uvm.
  • SPE aus der Anwender-Perspektive

Interessierte Service Provider können sich hier kostenlos registrieren und erhalten dann den Anmeldungslink für die Webinare.

Die nächsten Termine auf einen Blick:

 

  • Mittwoch, 16. Dezember 2015 11.00 – 12.00 Uhr
  • Mittwoch, 13. Januar 2016 11.00 – 12.00 Uhr

 

Warum Unternehmen um eine Lösung zur rechtssicheren E-mail-Archivierung nicht verzichten können, erfahren Sie in unserem kostenlosen Leitfaden „Rechtssichere E-Mail-Archivierung“.

Erneute Zertifizierung von MailStore Server

Gepostet: 8. 12. 2015

Mit Hilfe der seit fast zehn Jahren praxiserprobten Software MailStore Server können Unternehmen ihre E-Mail-Kommunikation rechtssicher archivieren und der Gesetzgebung ihrer jeweiligen Länder entsprechen. Erneut wurde unsere Lösung durch eine unabhängige Wirtschaftsprüfungsgesellschaft zertifiziert. Anlass für die erneute Prüfung waren die am 01.01.2015 in Kraft getretenen „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD). Somit entspricht MailStore Server den geltenden Kriterien der Revisionssicherheit bzw. Ordnungsmäßigkeit und Sicherheit. Die Prüfung der Version 9.4 fand auf der Grundlage der Prüfungsstandards des Instituts der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.V. (IDW) „Erteilung und Verwendung von Softwarebescheinigungen“ (IDW PS 880) statt und berücksichtigt alle Teilaspekte der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung, welche die Archivierung betreffen.  Die Zertifizierung berücksichtigt auch die in Österreich und der Schweiz geltenden Anforderungen.

Das offizielle Prüfzertifikat kann hier eingesehen werden.

Anlässlich der seit dem 01.01.2015 geltenden GoBD haben wir unsere Leitfäden „Rechtssichere E-Mail-Archivierung“ aktualisiert und stellen diese kostenlos zum Download zur Verfügung.

Leitfaden zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung: Hilfestellung für Geschäftsführung und IT-Verantwortliche

Gepostet: 30. 11. 2015

leitfaden-rechtssichere-email-archivierungWir haben aktualisierte Versionen unseres Leitfadens „Rechtssichere E-Mail-Archivierung“ veröffentlicht. Die Leitfäden, die die besonderen rechtlichen Anforderungen an die E-Mail-Archivierung in Deutschland, Österreich und der Schweiz herausarbeiten, stehen kostenlos auf unserer Webseite zum Download bereit.

Rechtliche Anforderungen in deutschsprachigen Ländern sind ähnlich

Für Deutschland gelten seit dem 01.01.2015 die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) und verpflichten Unternehmen mehr denn je dazu, jene E-Mail-Kommunikation zu archivieren, die geschäftsrelevante Informationen enthält. Diese müssen grundsätzliche vollständig, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufbewahrt werden. Weiterhin müssen die Daten maschinell auswertbar sein.

Auch in Österreich liegt die Verantwortung für die rechtsichere E-Mail-Archivierung bei der Geschäftsführung von Unternehmen. Die rechtlichen Anforderungen werden in der Bundesabgabenverordnung (BAO), dem Unternehmensgesetzbuch (UGB) sowie in dem Aktien- und GmbH-Gesetz geregelt. Bei umsatzsteuerrelevanten Belegen kommen darüber hinaus die Regeln des Umsatzsteuergesetzes (UStG) zum Tragen. Auch in Österreich sind Unternehmen verpflichtet E-Mails zu archivieren. Die BAO verlangt die „inhaltsgleiche, vollständige und geordnete“ Aufbewahrung.

Die Gesetzgebung in der Schweiz betrachtet E-Mails im Unternehmen als Teil der Geschäftskorrespondenz für die grundsätzlich eine Aufbewahrungspflicht gilt. Im Besonderen gilt dies für alle elektronischen Schreiben, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird. Die Buchführungspflicht im Obligationenrecht bildet hier die gesetzliche Grundlage. Die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) verlangt die Integrität und meint damit Echtheit und Unverfälschbarkeit.

Strategie zur E-Mail-Archivierung muss Datenschutz berücksichtigen

Eine der Herausforderung für Geschäftsführungen und IT-Verantwortliche von Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz in Zusammenhang mit der Archivierung von E-Mails ist die Berücksichtigung lokaler Datenschutzbestimmungen. Dieses betrifft vor allem private E-Mails von Mitarbeitern, die über die geschäftliche E-Mailadresse verschickt werden, sowie beispielsweise elektronisch übermittelte Bewerbungsunterlagen. Zu dieser Herausforderung bietet der Leitfaden „Rechtssichere E-Mail-Archivierung“ praktische Hilfestellungen.

„Wir stellen in unserer täglichen Arbeit fest, dass die Sensibilität in kleinen und mittleren Unternehmen in Bezug auf die rechtssichere E-Mail-Archivierung in den letzten Jahren gestiegen ist. Dennoch herrscht nach wie vor eine große Unsicherheit dahingehend, wie die Geschäftsführung konkret auf die gesetzlichen Anforderungen zu reagieren hat und wie diese in der IT-Strategie Widerhall finden können“, sagt Tim Berger, Geschäftsführer bei MailStore. „Ziel unserer aktualisierten kostenlosen Leitfäden ist es, der Geschäftsführung und den in der Regel ebenfalls involvierten IT-Verantwortlichen eine leichtverständliche Orientierungshilfe für die praktische Umsetzung zu bieten.“