Posts Tagged ‘E-Mail’

E-Mail: Ferienzeit ist Abwesenheitsnotiz-Zeit

Gepostet: 21. 6. 2016

Auch wenn das aktuelle Wetter wenig sommerlich ist, beginnen in einigen Bundesländern bereits in dieser Woche die Sommerferien. Viele Schreibtische bleiben leer und die E-Mail-Postfächer füllen sich. Doch nicht immer bekommt der Sender eine Antwort oder eine Benachrichtigung über die Abwesenheit des Empfängers. Bisweilen sind vorhandene Abwesenheitsmeldungen auch skurril, wie hier gezeigt wird. Das ist lustig, erfüllt aber nicht den Zweck! Mareike Heutmann, verantwortlich für das Office Management bei MailStore, nimmt sich dieser Thematik an und gibt Tipps, wie die Abwesenheitsmeldung dabei hilft, das Business aufrecht zu erhalten:

In Zeiten elektronischer Post gilt es auch im Abwesenheitsfall für eine entsprechende Information oder Lösung zu sorgen. Auf analogem Weg kümmert man sich in der Regel auch um eine Lösung – sei es, dass jemand den Briefkasten leert während man im Urlaub ist oder man einen Nachsendeauftrag bei Umzug stellt. Warum also nicht auch für die elektronische Post?

Inhalt der Abwesenheitsnotiz

Die meisten E-Mail-Programme bieten inzwischen eine automatische Abwesenheitsbenachrichtigung an, die bei Bedarf aktiviert bzw. deaktiviert werden kann. Sehr praktisch, denn man braucht die „Kernbotschaft“ nur einmal als Vorlage entwerfen und kann jedes Mal per Knopfdruck darauf zurückgreifen. Aber was sollte die Botschaft sein?

Mit einem „ich bin nicht da“ kann der Absender meist wenig anfangen. Hilfreicher ist es, Informationen aufzuführen, mit denen der Empfänger der Notiz weiterarbeiten kann. Denn schließlich ist er ja nicht abwesend und hat ein Anliegen. Folgende Kerninformationen sollte die Notiz enthalten:

  • Dauer der Abwesenheit
  • Gibt es eine Vertretung oder werden die E-Mails erst nach der Rückkehr bearbeitet?
  • Gibt es einen Ansprechpartner, der zwischenzeitlich weiterhelfen kann? Wenn ja, wie lauten sein Name, seine Telefonnummer, seine E-Mail-Adresse und was ist seine Funktion?
  • Haben Sie internationale Geschäftspartner? Dann schreiben Sie die Notiz mehrsprachig!

 

Bei geplanten Abwesenheiten empfiehlt es sich unbedingt von dieser Abwesenheitsfunktion gebraucht zu machen. Ihre Kontakte werden es Ihnen danken, die geschäftliche Kommunikation kann fortgeführt werden und wer weiß, vielleicht ist der Stapel der zu erledigenden Aufgaben nach der Rückkehr aus dem Urlaub ja gar nicht so groß, weil ein alternativer Ansprechpartner weiterhelfen konnte?

Bei ungeplanten Abwesenheiten wie Krankheit ist es schon schwieriger eine automatische Benachrichtigung zu aktivieren – und dafür extra ins Büro kommen meist nicht zumutbar. Man kann auch für diese Fälle eine Lösung finden, indem man rechtzeitig einem Vertreter beispielsweise Zugriff auf seine E-Mails gewährt. Dies sichert nicht nur die Verfügbarkeit von möglicherweise wichtigen Unternehmensdaten, sondern auch die Möglichkeit die Abwesenheitsnotiz zu aktivieren (die ja bereits als Vorlage schon fertig ist).

Denken Sie rechtzeitig daran, nicht nur Ihre direkten Kollegen über Ihre Abwesenheit zu informieren, sondern auch alle Geschäftspartner, die sich auf elektronischem Weg an Sie wenden!

Abschließend ein konkretes Beispiel für eine gelungene Abwesenheitsnotiz:

ABWESENHEITSNOTIZ

Danke, dass Sie mir schreiben. Leider habe ich zurzeit keinen Zugriff auf meine E-Mails – und zwar noch bis zum xx.yy.zz.

In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an meine Kollegin Hildegard Mustermann [Titel oder Zuständigkeit], erreichbar per E-Mail unter h.mustermann@firma.de. Sie hilft Ihnen auch unter der Telefonnummer 01234/56789 gerne und kompetent weiter.

Andernfalls werde ich Ihre Nachricht frühestens ab dem xx.yy.zz beantworten können, sie wird nicht automatisch weitergeleitet. Ich danke für Ihr Verständnis.

 

Mit freundlichen Grüßen

VORNAME, NACHNAME

E-Mail-Archivierung von Google Apps mit MailStore Server

Gepostet: 13. 6. 2016

In persönlichen Gesprächen mit unseren Kunden stellen wir fest, dass in vielen IT-Umgebungen mittelständischer Unternehmen cloudbasierte Dienste zunehmend an Bedeutung gewinnen. Bestätigt wird dieser Eindruck durch eine Studie des Bitkom, nach der bereits 54 Prozent der kleinen und mittleren Betriebe in Deutschland Speicher, Rechenleistung oder Software aus der Cloud nutzen.

„Global agierende Unternehmen wie Google treten dabei als Provider auf und bieten Services, die bisher entweder in der eigenen Infrastruktur vorgehalten werden mussten oder von lokalen Anbietern zu Verfügung gestellt wurden, über ihre Rechenzentren „in-the-cloud“ an“, weiß Björn Meyn, Senior Systems Engineer bei MailStore. „Häufig werden dabei „klassische“ Dienste, wie zum Beispiel E-Mail, um zusätzliche Funktionen, beispielsweise eine Nutzer­verwaltung, erweitert oder sind Bestandteil einer umfangreichen Businesssuite“, führt Björn Meyn weiter aus.

Herausforderung E-Mail-Archivierungsplicht

Mit den Vorteilen, die eine globale Verfügbarkeit von Diensten und Daten Unternehmen bietet, gehen natürlich auch Herausforderungen, unter anderem hinsichtlich nationaler Archivierungspflichten von E-Mails (GoBD) oder Datenschutzbestimmungen, einher. MailStore Server kann Unternehmen auch in Zusammenarbeit mit cloudbasierten Diensten dabei unterstützen, solchen gesetzgeberischen Anforderungen rechtssicher zu genügen.

Erstklassige Unterstützung auch für Google Apps

Seit Version 9.1 bietet MailStore Server erstklassige Unterstützung auch für Google Apps. Erstklassige Unterstützung im MailStore Kontext bedeutet, dass, analog zu on-premise Active Directory/Exchange Umgebungen, folgende Features zur Verfügung stehen:

  • Synchronisierung von Benutzerkonten und Authentifizierung gegen die Google Cloud: Endbenutzer können sich hierdurch bequem mittels ihrer Google-Anmeldedaten auch an MailStore Server anmelden und mit ihren archivierten E-Mails arbeiten.
  • Multi-Postfach-Archivierung unter Verwendung eines zentralen Dienstkontos: Bereits in Google Apps-Postfächern vorhandene E-Mails können in einem Schritt archiviert werden.
  • Multidrop-Archivierung (Journaling): Ermöglicht die rechtssichere Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails.
  • E-Mail-Export in Google Apps Postfächer: Archivierte E-Mails können jederzeit in Google Apps-Postfächern wiederhergestellt werden.

Die einzelnen Features setzen dabei vollständig auf von Google zur Verfügung gestellte APIs auf, so dass Google Apps Administratoren die notwendigen Konfigurationsschritte innerhalb ihrer gewohnten Umgebung schnell und einfach durchführen können. Auch die von Google zur Einstufung als sichere Anwendung geforderten Sicherheits­mechanismen wie beispielsweise OAuth 2.0 für die Authentifizierung werden von MailStore Server vollständig unterstützt.

Wenn Sie Fragen zur E-Mail-Archivierung mit MailStore Server unter Verwendung von Google Apps haben, wenden Sie sich gerne an support@mailstore.com.

Ein ausführliches Whitepaper finden Sie hier: http://www.mailstore.com/de/whitepaper/google-apps-email-archivierung.pdf

Kundenfeedback bescheinigt hohe Supportqualität

Gepostet: 30. 5. 2016

Wir bei MailStore haben uns zum Ziel gesetzt unseren Kunden einen herausragenden Support zu bieten.  Und obwohl unsere Software zur E-Mail-Archivierung denkbar einfach zu verwenden ist und dank ihrer hohen Markterprobung eine entsprechende Stabilität aufweist, stellen wir an uns selbst den Anspruch, im Bedarfsfall einen hochqualitativen Support zu gewährleisten. Dazu haben wir beispielsweise unseren Support bewusst nicht ausgelagert. Unsere Support Engineers arbeiten in der Firmenzentrale in Viersen, sind für unsere Kunden persönlich erreichbar und arbeiten eng mit der Entwicklungsabteilung zusammen. „Alle Tätigkeiten unseres Support-Teams sind darauf ausgerichtet, Kundenmehrwert zu erzielen. Sei es bei den ersten Anfragen zum Produkt, unserem „Tech-Check“ um spezielle Einsätze der Software vorab zu klären, bis hin zu Implementierungsfragen oder Problemen während der Support-Periode. Zugleich sollen sich unseren Partnern zusätzliche Möglichkeiten eröffnen, sei es durch Trainings, Informationsaustausch oder andere Aktivitäten.“, sagt Christian Mussmann, Director Technical Support über sein internationales Team.

Kundenbefragung nach jedem Support-Vorgang

Die Strategie, auf ein hochkompetentes, nahbares Support-Team zu setzen geht auf! „Wir befragen jeden Kunden, der bei uns ein Ticket eröffnet, im Nachgang zu seiner Zufriedenheit bei der Lösung seiner Frage oder eines Problems. Dabei legen wir großen Wert auf die „Gesamte Zufriedenheit“ (Overall Satisfaction). Besonders hilfreich sind dabei auch die schriftlichen Kommentare des Kunden, wenn es um konstruktive Verbesserungsvorschläge geht. Es motiviert mein Team ganz besonders, wenn wir involvierte Mitarbeiter namentlich mit besonderes Lob auf unserer internen „Wall of Fame“ veröffentlichen.“, führt Christian Mussmann weiter aus.

Neben der Gesamtzufriedenheit mit der Supportleistung werden Kunden auch nach der Fähigkeit der Support Engineers „das Anliegen des Kunden schnell zu verstehen und zu lösen“ sowie „der Zeit, die es benötigt, ein Problem zu lösen“, gefragt. In allen Bewertungskategorien schneidet das Team immer wieder „gut“ bis „sehr gut“ ab!

Strategische Bedeutung: Deshalb bleibt MailStore Home kostenlos

Gepostet: 11. 5. 2016
MailStore Home hat eine strategische Bedeutung und bleibt kostenlos

MailStore Home hat eine strategische Bedeutung und bleibt kostenlos

Unsere Follower bei Facebook, die aufmerksamen Leser dieses Blogs, genauso wie diejenigen, die die nationale und internationalen IT-Medien verfolgen, werden es mitbekommen haben: Vor einigen Tagen haben wir die Version 9.7 unserer Software für E-Mail-Archivierung veröffentlicht. Dabei haben wir auch angekündigt, dass die Versionsnummer von MailStore Home, der von MailStore Server angepasst wird. Das macht deutlich, dass „Home“ und „Server“ auf dem gleichen Stand der Technik sind. Daniel Weuthen, unser Director of Engineering, erklärt das so: „Durch die Re-Integration in den Hauptentwicklungszweig unserer kostenpflichtigen Produkte MailStore Server und MailStore Service Provider Edition (SPE) stellen wir sicher, dass MailStore Home bei jeder Weiterentwicklung ebenfalls berücksichtigt wird. Mit der Angleichung der Versionsnummer dokumentieren wir, dass auch unsere kostenlose Software immer State-Of-The Art ist.“

MailStore Home ist „Ambassador-Produkt“

Nun werden wir nicht selten gefragt warum wir eine Consumer-Software, die eine solch positives Feedback bringt wie MailStore Home, gratis anbieten und ob diese denn bald kostenpflichtig wird. Auch das können wir eindeutig beantworten: MailStore Home zur Archivierung privater E-Mails bleibt kostenlos. Warum? „Aus zehnjähriger Erfahrung im KMU-Segment wissen wir, dass MailStore Home eine Art Ambassador-Produkt ist. Für viele IT-Administratoren bildet die private Verwendung von MailStore Home den Einstieg in unsere Technologie und sie gewinnen einen ersten Eindruck, wie unsere Business-Produkte funktionieren.“, beantwortet Daniel Weuthen die Frage.

Einen Beweis dafür liefert der CIO der HF Group, Tom Castelein: “We have tested the Email archiving software in a private environment by installing and using MailStore Home. We have been absolutely convinced by this very good example of German engineering work and implemented MailStore Server at HF Group in 2013.” Deshalb bleibt MailStore Home auch weiterhin kostenlos!

Interessierten IT-Administratoren bieten wir neben regelmäßigen Webinaren auch eine kostenlose 30-tägige Testversion von MailStore Server an:

http://www.mailstore.com/de/mailstore-server-trial-download.aspx

„Alles neu macht der Mai“ aber Mittwoch bleibt Webinar-Tag: Termine für Live-Demos von MailStore Server und Service Provider Edition (SPE)

Gepostet: 2. 5. 2016

„Alles neu macht der Mai“, dichtete Hermann Adam von Kamp. Wir bei MailStore belassen es aber auch im Mai dabei: Mittwoch ist unser Webinar-Tag! MailStore Server® ist die führende Software-Lösung zur gesetzeskonformen E-Mail-Archivierung für kleine und mittlere Unternehmen. MailStore bietet interessierten Administratoren auch im Mai und Juni 2016 kostenlose Webinare zu der in Deutschland entwickelten Lösung MailStore Server an. Innerhalb dieser einstündigen Live-Demo gewinnen Teilnehmer einen ersten Einblick in den Funktionsumfang. Fragen werden während der Veranstaltung von dem Referenten beantwortet. Für Rückfragen, die sich erst im Anschluss ergeben, steht der MailStore Support  zur Verfügung.

Die kommenden Termine auf einen Blick:

Mi., 11.05.2016 von 11.00 – 12.00 Uhr

Mi., 25.05.2016 von 11.00 – 12.00 Uhr

Mi., 08.06.2016 von 11.00 – 12.00 Uhr

Mi., 22.06.2016 von 11.00 – 12.00 Uhr

 

MailStore Service Provider Edition (SPE)

Mit Hilfe der MailStore Service Provider Edition (SPE) können IT-Dienstleister und Systemhäuser ihren Kunden moderne E-Mail-Archivierung als Software-as-a-Service (SaaS) anbieten und erweitern damit ihr Service-Portfolio um die wichtige Komponente rechtssichere E-Mail-Archivierung. Die MailStore SPE wird als Softwarelösung ausgeliefert und kann nach individuellen Vorstellungen und auf Servern der Service Provider betrieben werden.

MailStore bietet interessierten Service Providern kostenlose Webinare zu der in Deutschland entwickelten Lösung MailStore SPE an. Interessierte Service Provider können sich hier kostenlos registrieren und erhalten dann den Anmeldungslink für die Webinare.

Die Termine im Mai und Juni auf einen Blick:

Mi., 18.05.2016 von 11.00 – 12.00 Uhr

Mi., 01.06.2016 von 11.00 – 12.00 Uhr

Mi., 15.06.2016 von 11.00 – 12.00 Uhr

MailStore Home 9.7 veröffentlicht: E-Mail-Archivierung für Zuhause auf dem neuesten Stand

Gepostet: 20. 4. 2016

Wir freuen uns heute Version 9.7 von MailStore Home, der Software für die Archivierung privater E-Mails, veröffentlichen zu können. Neue Features unserer kostenlosen Endusersoftware verbessern die Performance, Nutzerfreundlichkeit und Sicherheit. Durch eine Modifikation des Entwicklungsprozesses wird MailStore Home in Zukunft weiterhin konstant auf dem neusten Stand der MailStore-Technologie bleiben.

Optimierte Performance, Usability und Sicherheit

Die Einführung des Mailbox-Cache verbessert die Performance des Archivierungsvorganges enorm. Gleichzeitig wurde die Darstellung der archivierten E-Mails grundlegend optimiert. Die Anzeige der E-Mail-Liste sowie die Vorschau wurden übersichtlicher und damit nutzerfreundlicher gestaltet. Das aktualisierte Design des Dashboards in Version 9.7 passt sich dem Design weiterer MailStore-Produkte an. Anwender mit geringen IT-Kenntnissen profitieren von dem verbesserten Einrichtungsassistenten zur Archivierung von Einzelpostfächern.

Um die Sicherheit zu erhöhen, wurde das Anmeldeverfahren für Googlemail-Konten umgestellt. Bei der Ersteinrichtung von MailStore Home 9.7 und der Verknüpfung mit dem E-Mail-Konto erscheint ein Consent Dialog auf dem Bildschirm, der den Anwender auffordert, zu bestätigen, dass mit MailStore Home auf den E-Mail-Account zugegriffen wird. Somit unterstützt MailStore Home ab sofort auch modernste Google-Sicherheitsstandards, wie zum Beispiel das 0Auth2-Anmeldeverfahren.

Vereinfachte Indexierung von Dateianhängen

Ein vielgelobtes Feature von MailStore Home ist die Durchsuchbarkeit von Dateianhängen nach Stichworten. Die Methode, E-Mail-Anhänge zu indexieren und somit durchsuchbar zu machen, zeigt sich nun wesentlich anwenderfreundlicher: Das Dashboard der E-Mail-Archivierungssoftware für Endanwender informiert den Nutzer darüber, wenn Anhänge nicht indexiert sind. Sollten für die Indexierung Erweiterungen des IFilter Interface nötig sein, unterbreitet MailStore Home automatisch Vorschläge, wo diese heruntergeladen werden können.

„Mit der Version 9.7 bieten wir Endkunden unsere kostenlose Software auf dem aktuellsten Stand der MailStore Technologie. Durch die Re-Integration in den Hauptentwicklungszweig unserer kostenpflichtigen Produkte MailStore Server und MailStore Service Provider Edition (SPE) stellen wir sicher, dass MailStore Home bei jeder Weiterentwicklung ebenfalls berücksichtigt wird.“, sagt Daniel Weuthen, Director of Engineering, bei MailStore. „Durch die Angleichung der Versionsnummer dokumentieren wir, dass auch unsere kostenlose Software immer State-Of-The Art ist.“

MailStore Home 9.7 steht seit heute auf unserer Webseite zum Download bereit.

Die offizielle Pressemitteilung zum Launch finden Sie hier.